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Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles un patient peut manquer un rendez-vous, qu’il s’agisse d’un retard de circulation, d’une réunion ou d’un simple oubli. Les rendez-vous manqués ou annulés sont un aspect inévitable de la gestion d’une clinique dont vous devez tenir compte.
Cependant, il n’y a pas lieu de s’inquiéter des annulations ou des absences, car nous sommes là pour vous aider. Vous pouvez réduire les taux de non-présentation et prévenir les annulations de dernière minute en utilisant les capacités offertes par Pabau.
Voici comment reprendre le contrôle de votre temps et arrêter de perdre de l’argent.
Intégration d'un compte Stripe
Les données montrent que l’intégration de votre compte Stripe à Pabau réduira votre taux de non-présentation de 20 %. Avoir une option de réservation en ligne est formidable, mais accepter des acomptes ou le prix total au moment du paiement est encore mieux.
Vous pourrez demander un acompte et demander à vos clients de payer le montant spécifique ou de choisir de payer le prix total à la caisse. Vous pouvez ainsi jouer la carte de la sécurité et éviter de perdre du temps tout en réduisant les absences et les annulations grâce au paiement instantané.
En intégrant votre compte à Stripe, vous pouvez demander un dépôt spécifique pour différents services. Versez un acompte de 30 £ pour vos consultations et de 50 £ pour vos autres services.
Pour que votre entreprise reste forte, vous devez disposer d’une option permettant de réduire les absences et les annulations.
Utiliser des rappels de rendez-vous
Les rendez-vous manqués sont dus au fait que les clients ont oublié de se présenter ou d’annuler, qu’ils ont mal noté l’heure ou qu’ils ont un autre engagement. Cela signifie que plus de 80 % des absences peuvent être évitées.
L’utilisation d’un système automatisé pour envoyer des courriels et des SMS de confirmation de rendez-vous est également une excellente approche pour rappeler à vos clients leurs prochains rendez-vous et réduire les désistements. Les clients seront prévenus à temps du rendez-vous prévu et pourront confirmer leur présence, ce qui vous laissera suffisamment de temps pour vous préparer.
En tant que chef d’entreprise, votre emploi du temps doit être surchargé et un logiciel permettant d’automatiser le processus d’envoi de rappels et de confirmations peut s’avérer très utile.
Utiliser des rappels et des confirmations par courriel et par SMS
De nos jours, tout le monde utilise son téléphone, mais tout le monde ne lit pas son courrier électronique. C’est pourquoi nous vous offrons la possibilité d’envoyer des messages SMS.
Selon notre étude, les gens ouvrent les SMS dans les 15 minutes qui suivent, et le taux d’ouverture est de 99 %, alors que le taux d’ouverture moyen du courrier électronique n’est que de 21 %.
Les rappels de rendez-vous sont donc l’un des moyens les plus simples de s’assurer que vos clients se présentent.
Disposer d'une politique d'annulation
Au lieu de rappeler manuellement à vos clients qu’ils ont un rendez-vous avec vous ou de leur faire signer un accord d’annulation écrit, pourquoi ne pas profiter des avantages offerts par un logiciel de gestion des clients ?
Pabau vous permet de choisir entre deux types de politiques d’annulation – Politique d’annulation pour les rendez-vous reportés et Politique d’annulation pour les rendez-vous annulés ou non présentés. Après avoir choisi le type de politique, vous pouvez choisir l’action qui sera entreprise lorsque la politique est enfreinte ou respectée.
Vous pouvez concevoir vos propres politiques d’annulation en utilisant la protection contre la non-présentation de Pabau. Lorsqu’un client ne se présente pas à un rendez-vous, le système déduit automatiquement le paiement des informations enregistrées sur sa carte, de sorte que vous n’avez pas à lui demander de payer pour sa non-présentation.
Cette action apparemment banale peut vous aider à minimiser les annulations et à réduire les absences en quelques clics.
Protection en cas de non-présentation via les réservations en ligne
Les avantages de la politique de protection en cas de non-présentation s’étendent également aux réservations en ligne.
Chaque fois qu’un client tente de prendre un rendez-vous dans votre clinique, cette politique apparaît lorsqu’il saisit les données de sa carte, accompagnée d’une explication indiquant que sa carte ne sera pas débitée à ce moment précis.
Lorsque les clients tentent d’annuler un rendez-vous déjà programmé, ils reçoivent un avertissement concernant le prix de la politique d’annulation et le montant qui leur sera facturé pour l’annulation.
Le mot de la fin
Les annulations de rendez-vous et les absences sont frustrantes, mais une fois que vous avez tout fait, il est essentiel d’être prêt à en limiter la fréquence.
Soyez averti chaque fois qu’une personne effectue une réservation en ligne avec vous. Gardez une trace de tout ce qui se passe dans votre entreprise en activant l’option de recevoir une notification par courrier électronique sur la confirmation de réservation.
Quelle que soit la cause des absences, vous devez choisir un plan adapté à votre modèle d’entreprise et à vos clients. Offrir aux clients une expérience positive et faciliter la réservation et l’annulation sont deux des techniques les plus fondamentales pour réduire le nombre d’annulations et de désistements.
