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En tant qu’entreprise de soins de santé, les logiciels de gestion de cabinet peuvent résoudre de nombreux problèmes. Paiements automatisés, programmation sans faille, rapports fonctionnant comme une horloge, une équipe sans stress et des patients heureux – les avantages s’accumulent à partir de là.
Mais un logiciel de gestion de cabinet standardisé ne vous mènera qu’à mi-chemin. Pour aller plus loin et rationaliser les opérations quotidiennes, soigner les patients plus rapidement et améliorer l’efficacité globale, vous n’avez pas besoin de n’importe quel logiciel, vous avez besoin d’une solution basée sur le cloud.
Les solutions de gestion en nuage peuvent tout faire – mais qu’est-ce qui distingue un outil de premier ordre d’un outil médiocre ? Voici les sept meilleurs logiciels de gestion des données en nuage (cloud-based). systèmes de gestion de cabinet pour satisfaire vos patients et mettre votre cabinet sur la voie du succès.
Qu'est-ce qu'un système de gestion de cabinet basé sur le cloud ?
Un système de gestion de cabinet basé sur le cloud est une application logicielle qui aide les cabinets de soins de santé à tout gérer, des opérations quotidiennes aux interactions avec les clients.
Contrairement aux logiciels sur site, une solution medspa basée sur le cloud est disponible entièrement en ligne, ce qui la rend très pratique pour accéder aux informations vitales à tout moment et en tout lieu. Il suffit de configurer le nuage une fois pour qu’il exécute automatiquement des processus complexes, de l’établissement de rapports à la planification de la prise en charge des patients.
Principales caractéristiques à prendre en compte lors du choix d'un système de gestion de cabinet basé sur l'informatique dématérialisée
Lorsque le temps est compté et que les tâches s’accumulent, la gestion de votre cabinet peut vous faire passer à la vitesse supérieure. Pour vous décharger de la charge de travail sans vous fatiguer, vous devez rechercher des solutions complètes basées sur l’informatique en nuage.
outils de gestion de la pratique
.
Voici quelques-unes des principales caractéristiques à prendre en compte lors du choix du meilleur système de gestion de cabinet basé sur le cloud.
Prise et gestion de rendez-vous
Avec un système basé sur l’informatique en nuage, vous n’aurez plus jamais à vous soucier de la gestion manuelle des rendez-vous. Grâce à des fonctionnalités telles qu’un calendrier intégré, vous pouvez obtenir une vue d’ensemble du planning de votre équipe, des rendez-vous passés et à venir, des notes de pré-soins et d’autres détails de réservation, le tout organisé dans un calendrier facile à utiliser.
Vous pouvez également automatiser des tâches essentielles telles que l’envoi de rappels de rendez-vous et de formulaires, afin d’améliorer l’engagement des patients. La mise en place de dépôts automatiques, en revanche, peut potentiellement réduire le nombre d’heures de travail.
des absences de 17%
.
Un planificateur basé sur le cloud fait également des merveilles pour la gestion de plusieurs cabinets.
Les prestataires peuvent facilement superviser l’ensemble de leur semaine et suivre l’activité des patients en temps réel, ce qui permet d’éviter les goulets d’étranglement tout en optimisant les soins aux patients, où qu’ils se trouvent.
Traitement et gestion des paiements
Grâce à la facturation automatisée et aux paiements en ligne (ainsi qu’à l’intégration de Xero), vous pouvez rapidement rationaliser les transactions de manière efficace. D’une part, des fonctionnalités telles que le traitement des cartes de crédit peuvent garantir des paiements rapides et sûrs. D’autre part, la mise en place de dépôts pour des services ou des clients spécifiques peut contribuer à réduire les absences et à augmenter les recettes.
Il est judicieux d’opter pour un logiciel en nuage qui s’intègre aux applications comptables. Vous améliorerez la gestion financière globale et garantirez des flux de travail exempts d’erreurs.
Voici un autre atout : les factures personnalisables. Les clients reçoivent une ventilation claire de leurs paiements, tandis que les prestataires peuvent inclure des détails spécifiques pour chaque patient – comme les médicaments et les services, ainsi que tout ce qu’ils ont payé. Il s’agit de simplifier l’aspect financier des soins de santé tout en rationalisant l’efficacité.
Documentation et rapports
Les logiciels basés sur l’informatique en nuage aident les cabinets à passer du papier au numérique, en stockant en toute sécurité tous les documents pertinents dans un endroit facile d’accès.
Gérez facilement divers documents en ligne, qu’il s’agisse de questionnaires médicaux, de dossiers de patients, de factures, de résultats de laboratoire ou d’inventaires, avec un accès rapide, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Plus besoin d’imprimer les formulaires d’admission à l’arrivée d’un patient ou de fouiller dans les armoires pour trouver un dossier !
Les rapports de qualité sont également essentiels pour le suivi des performances et l’identification des domaines à améliorer. Avec une solution en nuage, vous pouvez configurer des rapports spécifiques qui s’exécutent automatiquement, ce qui vous permet d’obtenir des informations précieuses en temps réel. Les rapports intelligents sont votre plus grand allié en matière de croissance, car ils vous permettent de prendre des décisions fondées sur des données en temps réel pour une réussite maximale.
Portails pour les patients
Les patients ne s’intéressent pas vraiment aux détails techniques. Ils recherchent simplement la commodité, comme la possibilité de réserver et de payer facilement des services, de gérer leurs rendez-vous et d’éviter les appels ou les déplacements inutiles vers votre cabinet.
C’est là qu’un portail patient robuste basé sur le cloud est essentiel. Il permet aux patients de signer des formulaires de consentement, de prendre et de reporter des rendez-vous, de suivre les résultats des tests de laboratoire et d’examiner les factures, tout en offrant un accès direct à l’historique de leurs rendez-vous et aux communications antérieures.
Les portails clients peuvent être un véritable casse-tête –
75 % des patients
ont déclaré qu’ils seraient plus enclins à se présenter à leur rendez-vous s’ils pouvaient le reporter en ligne.
Conformité HIPAA
Chaque cabinet doit respecter la réglementation HIPAA afin de protéger les informations sensibles des patients.
Le logiciel que vous choisissez doit donc vous permettre de vous conformer à la loi HIPAA, en garantissant la sécurité du traitement, du stockage et du partage des informations relatives aux patients. Cela peut se faire en appliquant plusieurs couches de protection, telles qu’un cryptage solide, des délais d’attente pour les sessions et des contrôles d’accès.
Avec
725 violations de données de patients signalées à l’OCR en 2023
, les clients considèrent l’insécurité des données comme un signal d’alarme – la dernière chose qu’ils souhaitent, c’est de voir leurs diagnostics de traitement ou leurs photos avant et après divulgués sur l’internet. Donner la priorité à la conformité HIPAA permet non seulement de remplir les obligations réglementaires de votre cabinet, mais aussi d’inspirer confiance et sécurité à vos patients.
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Les 7 meilleures solutions de gestion de cabinet basées sur le cloud
Le choix de la bonne solution logicielle basée sur le cloud est crucial pour le bon fonctionnement de votre cabinet. Vous automatiserez la gestion des clients et des rendez-vous et sécuriserez la communication avec les patients, et fournir des rapports pertinents pour une évolutivité optimale.
Voici les sept meilleurs systèmes de gestion de cabinet basés sur le cloud, adaptés à vos besoins spécifiques.
1. Pabau
Pabau est un logiciel de gestion de cabinet médical tout-en-un destiné aux professionnels de la santé. Accessible sur le cloud via tous les appareils, il s’agit d’un outil de planification robuste doté d’un système de DSE tout aussi robuste qui vous permettra de gérer les informations relatives aux patients de manière transparente.
Envoyez des communications transparentes aux patients sous la forme de rappels automatisés, de demandes de formulaires d’admission, de soins préalables et de suivi, le tout stocké en toute sécurité dans les dossiers des patients en ligne.
Le portail des patients de Pabau garantit des soins opportuns en offrant un accès direct aux détails du traitement, des résultats des tests de laboratoire aux photos avant et après, en passant par les paiements et la gestion des rendez-vous. (Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver ces paramètres).
Pabau est compatible avec HIPAA et s’intègre à XeroLe système d’information sur la santé permet de sécuriser les paiements, les dossiers médicaux, les rendez-vous de télémédecine et les rapports. Par ailleurs, Pabau propose une gamme de rapports prédéfinis et personnalisables pour le suivi des performances en temps réel, quotidiennement ou mensuellement.
Pabau se targue notamment d’être l’un des calendriers les plus complets, avec un affichage clair et visuel ainsi qu’une fonctionnalité de glisser-déposer et des filtres intelligents pour la visualisation de données spécifiques.
Avec des factures personnalisables, un support multi-locaux et une interface conviviale, Pabau est une superbe solution complète pour une gestion efficace du cabinet.
Caractéristiques principales – prise de rendez-vous, portail patient, HIPAA, calendrier, rapports
Secteurs d’activité – pratiques de soins de santé,
cliniques thermales
et
salons
Pour
- Système de planification et de gestion des rendez-vous
- Carte client complète avec formulaires, photos, données financières, etc.
- Intégrations robustes – Stripe, QuickBooks, Xero, Google Calendar, etc.
- Automatisation des rapports, de la facturation médicale et du marketing
- Une solution tout-en-un – ne nécessite pas d’outils séparés qui peuvent coûter plus cher
Cons
- Pas de niveau gratuit
- Un investissement plus coûteux pour les petites entreprises
2. AthenaHealth
AthenaHealth, alias AthenaOne, est un fournisseur de soins de santé basé aux États-Unis qui propose des services et des applications basés sur le cloud pour les dossiers médicaux électroniques (EHR), la gestion du cycle de revenus et l’engagement des patients.
Il offre un portail patient convivial qui facilite la gestion des résultats de laboratoire, des renouvellements d’ordonnance et des rendez-vous. Nuance, une application de dictée mains libres de la parole au texte permettant une documentation en temps réel, constitue un ajout notable. Athenahealth intègre également la photographie médicale protégée par l’HIPAA pour des parcours de traitement efficaces, et brille par une riche offre de rapports intégrés et personnalisables, pour une analyse plus facile des performances.
En revanche, AthenaHealth a été critiquée pour son manque de transparence en matière de prix, facturant des frais supplémentaires pour les intégrations de tiers. Il s’agit donc d’une option plus coûteuse que les autres. AthenaHealth a également fait l’objet d’accusations de rupture de contrat, ce qui soulève des inquiétudes quant à la sécurité des entreprises de soins de santé.
Caractéristiques principales – programmation en ligne, portail pour les patients, rapports, Marketplace, gestion du cycle de revenus
Secteurs d’activité – cabinets et hôpitaux de petite et moyenne taille
Pour
- Idéal pour les grands cabinets
- Fonctionnalités de reporting robustes
- Bonne assistance à la clientèle, via le chat en direct 24/7, l’email, etc.
Cons
- Pas le meilleur pour les petits cabinets de soins de santé
- Le prix de départ n’inclut pas les services de gestion et de facturation des cabinets médicaux.
- Système de facturation incomplet
- Pas d’alerte à l’allergie pour les médicaments contre-indiqués
3. Pratiquer la fusion
Practice Fusion, un système de DSE basé sur le cloud pour les petits cabinets, vous permet de gérer avec succès le parcours des patients. Le portail des patients permet d’accéder aux résultats des tests et de gérer les rendez-vous, tandis que les rapports détaillés fournissent des informations précises sur les interactions médicamenteuses, la facturation, les réservations et les ordonnances électroniques.
Cependant, le fait d’être un système de DSE à lui seul rend Practice Fusion incompréhensible pour les cabinets qui pourraient avoir besoin d’un programmateur pour que leurs clients puissent prendre rendez-vous.
De plus, avec une seule formule d’abonnement, Practice Fusion facture des frais supplémentaires pour les intégrations de tiers, ce qui le rend relativement coûteux. De plus, les utilisateurs ont fait état d’une faible interopérabilité (fonctionnement avec d’autres systèmes), ce qui limite encore l’accessibilité du système.
Practice Fusion est un excellent choix si tout ce que vous recherchez est un système de DSE solide. Malgré quelques problèmes de réputation dans le passé, elle reste l’une des plus grandes plateformes de DSE basées sur le cloud aux États-Unis.
Caractéristiques principales – facturation, planification, portail pour les patients, rapports, HIPAA, prescription électronique
Industries – Petits professionnels de la santé et des soins ; analystes
Pour
- Modèles de graphiques spécifiques à une spécialité
- Ils proposent un plan unique de 149 $ par fournisseur et par mois.
Cons
- Leur plan nécessite un engagement annuel
- Frais supplémentaires pour les intégrations de tiers
- Les prestataires ne peuvent pas modifier les messages
4. TherapyNotes
TherapyNotes est un système de DME et de gestion de cabinet basé sur le cloud pour les professionnels de la santé mentale. Ils excellent dans la prescription électronique, offrant un historique des médicaments sur 24 mois et des prescriptions sécurisées, soutenues par l’HIPAA et l’authentification à deux facteurs.
En outre, ils offrent un portail patient transparent pour demander le renouvellement des ordonnances, vérifier les médicaments et gérer les rendez-vous.
Avec un essai gratuit et des forfaits à partir de 49 $/mois, TherapyNotes est abordable. Cependant, les intégrations d’applications tierces sont limitées et elles soutiennent principalement les pratiques de santé mentale, ce qui les rend moins complètes pour d’autres spécialités.
Leurs fonctions de reporting, bien que disponibles, n’offrent qu’un aperçu limité des revenus et des performances du personnel. De plus, les professionnels de la santé ont remarqué que leurs patients ne sont pas informés des annulations de rendez-vous par les cliniciens, ce qui peut compromettre les mises à jour en temps voulu, essentielles pour un suivi efficace du parcours du patient.
Caractéristiques principales – portail client, HIPAA, gestion des rendez-vous, programmation
Secteurs d’activité – Psychologie, santé mentale, santé comportementale
Pour
- Excellente expérience utilisateur
- Plate-forme de télésanté disponible
- Prise en charge des ordonnances électroniques
Cons
- Pas d’application mobile disponible
- Impossible d’ajouter des informations sur les clients par lots
- Capacité limitée de production de rapports
- Les rappels de rendez-vous sont facturés 14 cents, chacun.
5. WebPT
WebPT est un logiciel convivial basé sur le cloud conçu pour la thérapie de réadaptation et la gestion de la santé comportementale. Il rationalise les flux de travail, donne la priorité à la conformité HIPAA et offre une gestion robuste des dossiers cliniques avec des fonctionnalités telles que les notes SOAP personnalisables. La plateforme permet une facturation plus rapide et est idéale pour gérer les rendez-vous de télésanté.
Le module du portail des patients permet de remplir des formulaires par courriel ou par texte. Toutefois, ce module est limité et ne dispose pas de fonctions complètes telles que la prise directe de rendez-vous et la communication directe entre le patient et le clinicien.
WebPT pratique des tarifs à la journée, ce qui peut être fatigant à gérer pour certaines entreprises. Par ailleurs, des fonctionnalités telles que le stockage de documents externes, la planification et les rappels de rendez-vous ne sont incluses que dans leur plan tarifaire le plus élevé.
Dans l’ensemble, WebPT est une option intéressante pour les centres de rééducation et les cliniques de kinésithérapie, mais ses fonctionnalités peuvent être limitées pour d’autres secteurs de la santé.
Caractéristiques principales – facturation, planification, portail pour les patients, HIPAA, documentation
Secteurs d’activité – thérapie physique, thérapie comportementale
Pour
- Convivialité
- Des rapports perspicaces
- Planification par glisser-déposer
- Formulaires d’admission pour alimenter les notes cliniques
Cons
- Pas d’application mobile
- Portail patient limité
- Plans facturés à la journée
- Inadaptés aux différentes spécialités de soins de santé
6. Intergy EHR (par Greenway Health)
Intergy EHR est un logiciel basé sur le cloud, conçu pour les pratiques de santé ambulatoires, fournissant des services sur une base ambulatoire, sans nécessiter d’hospitalisation. Il offre des fonctions de gestion de clinique protégées par la loi HIPAA, telles que les rendez-vous par télémédecine et un portail patient pour les résultats de laboratoire, les renouvellements d’ordonnance, les rendez-vous et les paiements.
Bien qu’il propose plus de 500 modèles de rapports personnalisables, les rapports sont encore limités, ce qui oblige les utilisateurs à utiliser Practice Analytics, un logiciel supplémentaire, moyennant un coût additionnel. Intergy prend en charge plusieurs sites, bien que les utilisateurs aient noté des difficultés à programmer plusieurs patients dans le même créneau horaire. Elles offrent également des intégrations d’applications tierces limitées, sans synchronisation complète des calendriers, ce qui rend les processus simples plus complexes.
Dans l’ensemble, Intergy est une solution satisfaisante si vous n’avez besoin que de rapports personnalisés et d’une gestion des soins à distance. Cependant, son système de facturation complexe et le manque d’options de gestion des vaccins en font une option moins qu’idéale pour la plupart des cabinets.
Caractéristiques principales – facturation, portail des patients, HIPAA, rapports, télésanté
Secteurs d’activité – soins primaires, médecine interne, multi-spécialité, gynécologie-obstétrique, cardiologie
Pour
- Documentation personnalisable
- Rappels détaillés de rendez-vous et de santé
- Gestionnaire de tâches Swift
Cons
- Coûts cachés pour la formation/les outils supplémentaires
- Intégrations tierces limitées
- Pas d’Excel pour des rapports détaillés
- Les tableaux des médecins ne sont pas conviviaux
7. Dentrix
Dentrix est un logiciel de gestion de cabinet dentaire de premier plan connu pour son efficacité. Il excelle avec des fonctionnalités telles que Dentrix Smart Image pour l’imagerie 2D/3D et QuickBill pour les relevés automatisés. La plateforme facilite les paiements en continu et propose des SMS bidirectionnels et des rappels automatisés afin d’impliquer les patients et de combler les lacunes dans les rendez-vous.
Le planificateur à code couleur simplifie la prise de rendez-vous, tandis que la prise de notes, l’e-prescription et les graphiques robustes (Odontogramme/Pério) contribuent à l’efficacité des flux de travail et à la réussite des traitements.
Cependant, Dentrix n’offre pas suffisamment de rapports personnalisables et son prix est de 500 $ par mois pour un maximum de 10 utilisateurs, plus 995 $ de frais d’installation. Bien qu’il soit conçu pour les cabinets dentaires, il peut ne pas répondre entièrement aux besoins des cabinets de soins de santé dans d’autres spécialités.
Caractéristiques principales – gestion des rendez-vous, planification, facturation, portail pour les patients, HIPAA
Industries – dentisterie
Pour
- Bonne prise en charge des patients et bonne tenue des dossiers
- De solides capacités de suivi des recettes
- Système de réponse rapide par SMS
Cons
- Ne convient pas pour les pratiques multilocales
- Des données démographiques limitées
- Ne permet pas aux utilisateurs de personnaliser les rapports
- Frais supplémentaires pour l’installation initiale
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